Kokoelmatiedon rekisteri- ja tietosuojaseloste
Käsittely perustuu Museolakiin (1992/729) sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) 6 artikla kohtien 1 a. ja 1 e mukaisen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen.
Tietokanta toteuttaa Punkmuseon tehtävää valtakunnallisena erikoismuseona. Museolla on vastuu huolehtia erikoisalansa museokokoelmiin liittyvän tiedon saatavuudesta ja antaa asiantuntija-apua toimialaansa liittyvissä kysymyksissä.Seloste on luotu 3.12.2021.
1 Rekisterin nimi
Suomen Punkmuseon kannatusyhdistys ry:n kokoelmatietokanta.
2 Rekisterinpitäjä
Nimi: Suomen Punkmuseon kannatusyhdistys ry
Verkkosivut: punkmuseo.fi
Osoite: Kunnantie 4 E 35, 00700 Helsinki
Sähköposti: punk(at)punkmuseo.fi
2.1 Rekisteriasioista vastaava henkilö
Nimi: Timo Kiippa
Osoite: Kunnantie 4 E 35, 00700 Helsinki
Puh. 040 7600097
Sähköposti: punk(at)punkmuseo.fi
3 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja tallennetaan ja käsitellään osana Punkmuseon kokoelmanhallintaprosessia. Museon toiminnan tarkoituksena on dokumentoida ja tallentaa kokoelmaan liittyviä tietoja mahdollisimman kattavasti. Henkilötietojen käsittely on tarpeellista tämän tehtävän toteuttamiseksi. Kokoelmatietokantaan tallennetaan henkilötietoja osana kokoelmanhallinnan ja objektien luetteloinnin prosesseja. Henkilötietoja kerätään yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia, tieteellisiä, taiteellisia ja historiallisia tutkimustarkoituksia ja tekijänoikeustietojen selvittämistä varten. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tallentaa kulttuuriperintöaineiston provenienssitieto ja muut aineistoon liittyvät tiedot mahdollisimman kattavasti sekä turvata objektin tekijän käyttö- ja tekijänoikeuksien toteutuminen.
4 Rekisterin tietosisältö
Rekisteri koostuu Punkmuseon sähköisestä kokoelmatietokannasta sekä museon sähköisessä ja fyysisessä arkistossa sijaitsevista aineistoon liittyvistä dokumenteista. Sähköinen tietokanta koostuu tiedoista yksittäisiin arkistoituihin esineisiin liittyvistä henkilöistä.
Henkilötietojen avulla hallitaan museo-objekteihin liittyviä valmistus-, käyttö-, omistus-, tekijänoikeus-, ja lahjoitustietoja sekä objektien kuvasisältöön liittyviä kontekstitietoja.
Kokoelmanhallintajärjestelmään tallennetaan museo-objekteihin liittyvien henkilöiden tietoja seuraavissa yhteyksissä:
- objektin tekijän, valmistajan, valmistukseen osallistuneen henkilön ja aiemman omistajan tiedot
- objektin luovuttajan (lahjoittaja) nimi- ja yhteystiedot
- objektien historiaan ja sisältöön liittyvien henkilöiden tiedot
- objektin luetteloinnissa käytettyjen informanttien tiedot
- objektia museossa käsitelleen henkilön tiedot
5 Rekisterin tietolähteet
Rekisteri perustuu aineiston luovutuksen yhteydessä saatuihin tietoihin sekä rekisterinpitäjän oman toiminnan ja tutkimustyön tuloksena asiakirjoista, arkistoista ja aineistojen lahjoittajilta saatuihin suullisiin ja kirjallisiin tietoihin.
Rekisteriin kirjatut tiedot on koottu lukuisista eri lähteistä. Keskeisimmät ja säännönmukaisimmat lähteet ovat olleet henkilöiden haastattelut, omat ilmoitukset, alaan liittyvä kirjallisuus ja tutkimukset, sanoma- ja aikakauslehdet, Väestörekisteri, Kaupparekisteri, erilaiset arkistolähteet sekä yksittäisten ihmisten lahjoitusten tiedot.
6 Henkilötietojen käsittelijät ja tietojen luovutus
Henkilötietoja käsittelevät museon työntekijät, joiden toimenkuvaan kokoelmatietojen käsittely kuuluu.
Osa tietokantaan tallennetuista objekteista on yleiseön selattavissa ulkoisessa verkossa Punkmuseon palveluissa. Osa objektien tiedoista ei näy julkisesti. Esimerkiksi museo-objektien lahjoittajien tietoja ei julkaista. Ulkoiseen verkkoon julkaistaan vain tekijänoikeus- ja tietosuoja-asetuksen ja -lain nojalla julkaisukelpoista aineistoa.
Punkmuseo käyttää tietojen käsittelytehtävien toteuttamisessa sopimuskumppaneita, joille saatetaan siirtää henkilötietoja tietojenkäsittelysopimuksen puitteissa.
Rekisteriin sisältyviä henkilötietoja voidaan harkinnan mukaisesti luovuttaa ulkopuolisille henkilöille tai organisaatioille tutkimus- ja asiakaskäyttöön. Aineiston käyttöhistoria- ja omistustietoja voidaan tuoda esiin myös näyttelyissä ja julkaistaessa objekteja ulkoisessa verkossa silloin kun tiedot nähdään tarpeellisiksi kontekstin kannalta.
7 Rekisterin suojaamisen periaatteet
Tietoverkko ja laitteisto, jolla rekisteri sijaitsee, on suojattu palomuurilla ja muilla tarvittavilla teknisillä toimenpiteillä.
Rekisteriin kuuluvat fyysiset dokumentit sijaitsevat säilytystiloissa, jossa ne ovat ainoastaan museon henkilökunnan sekä erikseen valtuutettujen henkilöiden saavutettavissa.
Sähköiseen kokoelmatietokantaan on pääsy ainoastaan käyttäjätunnuksin ja salasanoin joita jaetaan harkinnan mukaan niille museon henkilökunnan jäsenille, joiden työtehtävien hoidon kannalta se on tarpeellista.
8 Henkilötietojen säilytysaika
Tiedot säilytetään pysyvästi.
9 Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus saada pyynnöstä tieto rekisteriin tallennetuista henkilötiedoistaan. Hänellä on myös oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan virheelliset tai vanhentuneet tiedot ja rajoittamaan henkilötietojen käsittelyä.
Mikäli rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, rekisteröidyllä on oikeus tehdä asiasta valitus tietosuojavaltuutetulle.
10 Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä rekisteri- ja tietosuojaselosteesta sekä muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse Suomen Punkmuseon kannatusyhdistys ry:n osoitteeseen punk(at)punkmuseo.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:
Suomen Punkmuseon kannatusyhdistys ry
Kunnantie 4 E 35
00700 Helsinki
Tietosuojaselosteen muuttaminen
Punkmuseo kehittää toimintaansa jatkuvasti ja pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. On suositeltavaa tutustua tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.
Tämä seloste on viimeksi päivitetty 3.12.2021.